Een webshop opzetten gaat tegenwoordig snel. Een platform kiezen, producten erin zetten en een betaalprovider koppelen kan in een weekend. De boekhouding achter die eerste bestellingen loopt minder vanzelf. Juist in het eerste jaar maken veel startende webwinkels dezelfde fouten, en die kosten later tijd en geld om te herstellen.
Uitbetalingen van je betaalprovider zijn niet je omzet
Je betaalprovider of marktplaats betaalt meestal een verzamelbedrag uit, waar de transactiekosten al van af zijn gehaald. Boek je alleen dat bedrag als omzet, dan klopt je administratie niet. Je omzet is het volledige bedrag dat de klant heeft betaald, en de kosten van de provider zijn een aparte kostenpost. Op die kosten zit soms btw en soms niet, afhankelijk van de dienst en het land van de provider.
Gebruik daarom de uitbetalingsspecificaties van je provider en boek per uitbetaling de bruto omzet, de kosten en eventuele terugboekingen. Veel boekhoudprogramma’s kunnen die overzichten importeren, zodat je niets handmatig hoeft over te typen.
Btw bij verkopen naar het buitenland
Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan reken je Nederlandse btw zolang je totale verkopen naar andere EU-landen onder de 10.000 euro per jaar blijven. Kom je daarboven, dan geldt de btw van het land van je klant. Met het éénloketsysteem (OSS) doe je daarvoor één aangifte in Nederland, in plaats van je in elk land apart te registreren.
Houd daarom vanaf de eerste dag bij naar welk land elke bestelling gaat. Achteraf uitzoeken waar honderden pakketjes naartoe zijn gestuurd, is een vervelende klus die je beter kunt voorkomen.
Voorraad, retouren en kortingscodes
Ingekochte voorraad is niet direct een kostenpost. Pas als je een product verkoopt, horen de inkoopkosten bij die verkoop. Wie alle inkopen meteen als kosten boekt, ziet in het eerste jaar een te laag resultaat en het jaar erna een te hoog. Tel aan het einde van het jaar je voorraad en waardeer die tegen inkoopprijs.
Retouren en kortingen verminderen je omzet en de btw die je verschuldigd bent. Boek een retour als creditnota of negatieve omzet in dezelfde periode, zodat je btw-aangifte overeenkomt met wat je werkelijk hebt ontvangen. Kortingscodes boek je niet als kosten, maar als lagere omzet.
Een vaste maandroutine
De btw-aangifte doe je per kwartaal, maar een webshop heeft baat bij een maandelijkse controle. Vergelijk het aantal bestellingen in je shopsysteem met de omzet in je boekhouding, stem je bankrekening af en controleer of alle inkoopfacturen binnen zijn. Een verschil van een paar euro is snel gevonden als het om één maand gaat.
Houd ook zakelijke en privéuitgaven strikt gescheiden, met een aparte rekening en bij voorkeur een aparte creditcard voor advertenties en abonnementen. Dat scheelt veel uitzoekwerk bij de jaarafsluiting.
Hulp inschakelen als de shop groeit
Zodra je naar het buitenland verkoopt, voorraad aanhoudt of via meerdere kanalen verkoopt, wordt de boekhouding snel ingewikkelder dan een eenvoudig kwartaaloverzicht. Op dat moment is het verstandig om een administratiekantoor te laten meekijken. Kroess & Visser werkt onder meer voor webwinkels en ondernemers in en rond Amsterdam en kan de btw-aangiftes en de jaarafsluiting overnemen, terwijl jij je op de shop richt.
De meeste problemen bij startende webshops ontstaan niet door ingewikkelde regels, maar door kleine slordigheden die zich opstapelen. Wie vanaf de eerste bestelling bruto boekt, landen bijhoudt en elke maand even afstemt, begint de eerste jaarafsluiting met een administratie die klopt.